Сотрудники архива хранят историю Аургазинского района Башкирии

Что известно о деятельности архива людям? Разве только то, что в них хранятся документы. Мало кто задумывается о том, что в этих документах — отражение судеб многих людей, жизни предприятий, населенных пунктов нашего района.

Архивы — один из государственных институтов; не будь их, не было бы нашей истории. Первоначально архив и отдел ЗАГС были в ведении Народного комиссариата внутренних дел и совмещались до середины 50–х годов. Затем они были разделены и подчинялись исполкому райсовета. 20 декабря 1955 году был образован районный государственный архив при исполкоме Аургазинского районного Совета депутатов трудящихся Башкирской АССР.

Архив расположен на 1 этаже администрации. Его площадь составляет 117,2 кв.м. из них площадь архивохранилищ 103,5 кв.м. Здесь размещены пять архивохранилищ, все из них оборудованы современными металлическими стеллажами.

Архив комплектуют 43 организаций — это государственные органы, органы местного самоуправления, муниципальные, бюджетные и внебюджетные учреждения, сельскохозяйственные предприятия.

Одним из важных направлений нашей работы является исполнение запросов граждан, учреждений. Большая часть запросов — это запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также полученим льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ. Это сведения о награждении, нахождении в детском доме, подтверждение учебы, стажа работы и заработной платы. Также — тематические запросы: правоустанавливающие документы на землю, недвижимое имущество, о подтверждения родства и др. Число обращений остается стабильно высоким на протяжении последних трех лет, в 2022 году было исполнено 3 160 запросов.

До 1990 г. процедура получения необходимых для начисления пенсии сведений была проста и понятна. Гражданин обращался в архив или отдел кадров предприятия и быстро получал нужную информацию. В процессе приватизации, ликвидации предприятий документы зачастую оказывались утраченными, и многие руководители не осознавали важности сохранения документов по личному составу. Хотя каждое предприятие должно соблюдать правила, закрепленные законодательным образом.

Документы по личному составу и другие виды документов, содержащих персонифицированную информацию, поступали и поступают в архив района в особых случаях: при отсутствии правопреемников у ликвидируемой организации, изменении административно—территориального деления; преобразованиях в структуре государственного управления. Документы давно ликвидированных сельхозпредприятий и организаций до того как попадают в архив, часто хранятся в неприспособленных для хранения помещениях: сырых подвалах, гаражах. Они рвутся, покрываются плесенью, бумага размокает, записи расплываются.

При подготовке социально-правовых запросов мы столкнулись и с отсутствием приказов о приёме либо увольнении, и с отсутствием записей в личных карточках формы Т-2. Часто допускаются ошибки в дате рождения, искажение фамилии, имени работника, не расшифрованы инициалы и в расчётно-платёжных ведомостях. Стандартные формы лицевых счетов, расчетных ведомостей заполнялись бухгалтерами небрежно, часто итоговые суммы начислений вписаны в другие графы, сумма к выдаче включается в сумму начислений следующего месяца, нередки карандашные приписки сумм премий, единовременных вознаграждений и т.д. В документах по заработной плате некоторых колхозов начисления зарплаты оформлены простым карандашом. В ходе работы постоянно приходится уточнять сведения по работнику у бывших работников кадровой службы и бухгалтерии.Всё это затрудняет и увеличивает срок исполнения запросов и дополнительное предоставление информации, так как необходимые сведения включаются в справку, как они указаны в документах. Излишне говорить о том, что документы нельзя терять, более того, необходимо держать в надлежащих условиях. Руководитель и начальник отдела кадров любой организации обязаны обеспечить все условия, необходимые для текущего и архивного хранения.

Документы архива активно используются в научных и практических целях. Ежегодно исследователи: историки, краеведы, студенты и просто граждане работают в архиве. По архивным документам краеведов района воссоздают биографии знаменитых личностей района, издают книги по истории деревень и сел, раскулачиванию, составлению родословных.

На сайте администрации района действует страница архивного отдела. Сведения по личному составу ликвидированных организаций размещены в разделе «Деятельность» «Вся деятельность» в подразделе «Архивное дело». В 2021 году создан подраздел «Цифровая библиотека архива», где представлены оцифрованные книги и др. Помимо приема граждан архив осуществляет большую справочно-информационную деятельность по телефону и по электронной почте. Запросы граждане могут подать через электронный портал государственных услуг (ЕПГУ), через республиканский портал государственных (муниципальных) услуг (РПГУ). С января 2020 года архивный отдел проводит планомерную работу по оцифровке документов. На сегодняшний день в электронный вид переведено 1024 дел.

В целях популяризации документов Архивного фонда Республики Башкортостан проводим онлайн—выставки, открытые уроки для школьников, экскурсии. Школьники района принимают участие в республиканском генеалогическом конкурсе научно — исследовательских работ «Мое шежере».

В архиве трудится небольшой, но сплоченный коллектив: два ведущих специалиста — Олеся Валеева и Руниза Дильмухаметова. Они качественно выполняют свою работу, точно определяют потребности заявителей и помогают людям.

Без архивов невозможно сохранить историю народа, обеспечить социальные права граждан, решать их запросы и обращения. В преддверии Дня работников архивов хочется поздравить архивистов, ответственных за архив и делопроизводство в учреждениях с их профессиональным праздником и поблагодарить их за труд.

Сосредоточено 137 фондов. Общий объем документов — 37 246. Из них:

— управленческая документация –26 612 ед.хр.;

— документы по личному составу — 9 863 ед.хр.;

— фотодокументы — 576 ед.хр.;

— документы личного происхождения — 151 ед.хр.;

— научно—техническая документация — 44 ед.хр.

Самым старым документом является похозяйственная книга Батыровского сельсовета – 1937 года.